Кадровый учет — это учет движения сотрудников организации (или ИП), связанный с документальным оформлением приема, перемещения, увольнения сотрудника, оформлением трудовых отношений с работниками, организации труда работников. Это потенциально активная и подготовленная часть персонала организации, способная замещать вышестоящие должности, а также часть персонала, проходящая планомерную подготовку для занятия рабочих мест более высокой квалификации.

При оформлении сотрудников в штат производятся следующие манипуляции:

  • ведение карточки сотрудника в формате Т-2,
  • учет и документальное оформление движения кадров (прием, перемещения, увольнения, отсутствия), печать приказов в соответствии с ГОСТ
  • групповой прием и перемещения сотрудников с оформлением и печатью всей документации
  • учет и хранение служебной информации (подразделение, должность, количество занимаемых ставок, служебные телефоны и т.д.)
  • учет отпусков и контроль фактического использования отпусков, составление отчетов по выполнению графиков отпусков
  • персонифицированный учет для ПФР
  • воинский учет

Кадровый учет в целях управления

  • ведение личных историй (личных дел) с хранением всей информации, полезной компании (обучения, поощрения, дипломы и пр.)
  • возможность прикрепления и хранение файлов по сотруднику
  • формирование отчетности по кадровому составу ( состав кадров, текучесть кадров и т.п) настройка объема и подробности выводимых сведений под задачи руководства, представление информации в графическом виде.

Перечень документов кадрового делопроизводства по функциональному назначению

  1.  Организационно — правовая документация по кадровому делопроизводству:
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • положение об оплате труда и стимулирующих выплатах 
  • положение о структурном подразделении;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • график отпусков;
  • должностные инструкции.

2. Персональная документация :

  • трудовая книжка;
  • личное дело;
  • личная карточка работника.

3. Договорная документация

  • коллективный договор (соглашение);
  • трудовой договор

4. Распорядительная документация

  • приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация

  • учетные формы (книги, журналы и др. ) кадровой документации;
  • документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом